Dirigent - hvad nu?
Den mest magtfulde post på en generalforsamling er hvervet som dirigent. Det er også den post, der dermed har det største ansvar. Og så er man jo "på" og i rampelyset hele aftenen.
Desværre betyder dette, at i alt for mange foreninger sidder medlemmer og krøller tæer og kigger under bordet på generalforsamlingen, når der skal vælges dirigent.
En medlemspligt
Dette er ærgerligt, idet alle, der møder frem, jo (oftest)har den indstilling, at det skal være en hyggelig aften, hvor generalforsamlingen jo blot skal afvikles i en god tone.
Derfor er udgangspunktet jo også, at dirigenten bør ses som en samspiller og ikke en modspiller for medlemmerne og ikke en, der bare skal spændes ben for, for enhver pris.
Vi ved, at det kan være en "stor oplevelse" for en dirigent at skulle stå i rampelyset foran en masse mennesker, men husk på, at langt den overvejende del af de fremmødte føler med dig og blot ønsker at få gennemført mødet så hurtigt og så korrekt som muligt.
Og har man først fået snakket sig i gang, vil man blive overrasket over, hvor enkelt det som hovedregel er.
De øvrige medlemmer bør være taknemmelige for, at der er nogen, der vil påtage sig opgaven. Men egentlig burde man se det som en medlemspligt at modtage et sådant valg, således at demokratiet kan afvikles så let og gnidningsløst som muligt, og at det ikke er skræk for rampelyset eller at blive "jordet for åben skærm", der skal spænde ben for en ellers hyggelig aften.
Så når du som medlem næste gang sidder og trækker vejret dybt efter, at der er en anden, der valgt at trække læsset den aften, så gør, hvad du kan for at lette dirigentens arbejde. Lær af det, så du også med tiden kan gøre dit.
Jamen er det så slemt?
I det følgende vil vi gerne forsøge at afmystificere emnet, således at punktet "valg af dirigent" ikke går hen og bliver en blokering for afholdelsen af generalforsamlingen.
I det følgende gennemgår vi først de enkelte elementer omkring hvervet som dirigent, og til slut i artiklen opstiller vi en slags huskeliste, som man som dirigent kan have liggende foran sig under mødet. Det burde kunne klare de fleste situationer.
Inden generalforsamlinger
En bestyrelse bør allerede i god tid inden en generalforsamling se, om det er muligt at få nogen til på forhånd at sige "ok" til posten. Hermed opnår man to fordele, l) bestyrelsen har et forslag til dirigent og 2) man kan nå at instruere dirigenten grundigt om, hvad bestyrelsen forventer, at der kommer til at ske på generalforsamlingen. Det letter klart overblikket for dirigenten.
Valg af dirigent
Efter at formanden har budt velkommen til generalforsamlingen, er valg af dirigent altid første punkt på dagsorden. På dette tidspunkt kan bestyrelsen så oplyse, om de ønsker at indstille en person til valget til dirigent.
Det skal understreges, at det forhold, at bestyrelsen har en person, som den kan indstille til valget af dirigent ikke på nogen måde er bindende for generalforsamlingen. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed og kan således træffe afgørelse om alle lovlige forhold, der ligger indenfor foreningens formål, herunder også om der er en anden, der passer generalforsamlingen bedre som dirigent.
I bizarre tilfælde kan man rent faktisk opleve, at en bestyrelse har inviteret en udefrakommende, f.eks. advokat, til at lede slagets gang (i forventning til at man ikke kan få andre til det). Men hvis personen ikke bliver valgt af generalforsamlingen, så er der ikke anden mulighed end at sige "tak fordi du kom og tak for i aften" til vedkom-mende, sende ham/hende hjem og så ellers betale regningen, når den kommer.
Kampvalg
I sjældne situationer opstår der en situation, hvor der er flere kandidater til posten. I så fald skal bestyrelsen sørge for, at der sker en afstemning. Afstemning afgøres ved simpelt flertal, så den person, der opnår flest stemmer, er valgt til dirigent.
Dirigentens formål
Under generalforsamlingens afholdelse er det dirigenten, der leder foreningen. Han er med andre ord mødeleder.
Bestyrelsen - uanset valgperioder - er i dette tidsrum afgået og kan for så vidt anses som ”almindelige" medlemmer (også selv om de ofte sidder oppe foran salen). Bestyrelsen tiltræder først igen, når dirigenten erklærer generalforsamlingen for afsluttet.
Det er dirigenten, der skal påse, at afviklingen af generalforsamlingen sker i god ro og orden.
Herunder er det alene dirigenten, der bestemmer, hvis tur det er til at sige noget, samt sikre, at mødet dels er lovligt indkaldt, at dagsorden gennemføres og dels at det kun er lovlige emner, der sættes til afstemning.
Magtmidler
Hvis tingene begynder at køre af sporet, har dirigenten nogle magtmidler.
Dirigenten kan således f.eks. fratage en person ordet, hvis denne person opfører sig upassende - herunder saboterer mødets afholdelse.
Han kan også vælge at suspendere generalforsamlingen. Således at man kan tale tingene igennem, inden man genoptager generalforsamlingen.
Hvis der ikke er noget, der hjælper, kan dirigenten rent faktisk i sidste instans bortvise en person fra generalforsamlingen.
Nægter vedkommendes gå, kan dirigenten i yderste fald rekvirere politiets assistance til al bortfjerne vedkommende.
Suspenderes en generalforsamling og genoptages denne først flere dage senere, har foreningen i den mellemliggende periode ikke nogen bestyrelse (denne er jo afgået).
Så indtil generalforsamlingen kan afsluttes, så fungerer bestyrelsen som et forretnings-udvalg og afklarer kun de mest nødvendige daglige opgaver. En sådan situation taget i betragtning siger det sig selv, at man ikke bør vente alt for længe med at genoptage generalforsamlingen.
Men alt dette bør medlemmerne være med til at forhindre kommer på tale og i praksis er det yderst, yderst sjældent, at sådanne situationer forekommer.
Tak for valg
Indledningsvis er det sædvane, at dirigenter takker forvalget til posten. Det er jo trods alt en stor tillidserklæring fra forsamlingen.
Det er vigtigt at holde sig for øje, at dirigenten fortsætter som dirigent hele mødet, med mindre at der undervejs fremsættes et mistillidsvotum til dirigenten.
Hvis dette sker, har dirigenten ikke andet valg end at sætte sit mandat til afstemning.
Salen skal med andre ord stemme om, hvorvidt den valgte dirigent skal fortsætte sit hverv eller ej. Afstemning sker ved simpelt flertal.
Godkendes dirigenten, forsætter dirigenten møder derfra, hvor man var kommet til. Forkastes dirigenten derimod, skal der vælges en ny dirigent. Efter valget af denne, fortsætter man mødet derfra, hvor man var kommet til. Altså ikke noget med at starte forfra.
Lovlighed
Som det næste skal dirigenten påse, at indkaldelsen til generalforsamlingen har været gennemført korrekt. Dette betyder, at alle medlemmer skal have modtaget indkaldelsen med det rette varsel jf. vedtægterne. Det letteste for dirigenten er kort at gennemgå, hvornår dirigenten selv har modtaget sit materiale og hvordan, og herefter kan man spørge salen, om der er nogen, der protesterer mod dette.
Såfremt der ikke er nogen protester, kan dirigenten herefter erklære generalforsamlingen for lovligt indkaldt.
Hvis der er protester, må dirigenten afgøre, om disse protester har en sådan beskaffenhed, at det er nødvendigt at erklære generalforsamlingen for ugyldig, hvorefter mødet hæves,
Dette er som udgangspunkt alene dirigentens afgørelse, men dirigenten er ikke afskåret fra at sætte det til afstemning i salen. Det er jo trods alt generalforsamlingen, der er foreningens øverste myndighed.
Inden man går videre med selve mødet, er der nogle ting, som dirigenten har ansvar for at kontrollere.
Referat - del 1
Der skal føres skriftligt referat over det, der drøftes på generalforsamlingen. Der er ingen faste regler for, hvor udførligt dette skal være, men generelt skal det give et "retvisende billede over det på mødet passerede", således at de, der ikke er mødt frem, også har en chance for at se, hvad der er foregået og vedtaget.
Dirigenten skal påse, at der er udnævnt en eller flere personer til at tage referat, id et dirigenten ikke både kan overkomme at gøre dette samtidig med at dirigenten leder mødet.
Det er vigtigt at holde sig for øje, at det ikke er referenten, der bestemmer, hvad der ender med at stå i referatet. Dette er dirigentens afgørelse, og kommer der tvivl om formuleringer, så er det dirigenten, der bestemmer formuleringen. Referenten er altså alene "skrivemaskine" for dirigenten.
Fremmødte
Dirigenten skal gøre sig klart, hvor mange stemmeberettigede medlemmer, der er fremmødt personligt, samt de tilhører den kreds, der har lov til at møde op.
Det er ikke alle og enhver, der har lov til at deltage i en generalforsamling. Udgangspunktet er den personkreds, der er beskrevet i vedtægterne - altså typisk ejerne af ejendommene i foreningen. Lejere har således normalt ikke lov til at deltage, selv om det er dem, der til daglig bor i området.
Såfremt der er mødt nogen op, der ikke burde være til stede, kan disse bortvises.
Undtagelsen er de foreninger, hvor andre end kun ejere af ejendomme, kan møde frem i kraft af en skriftlig fuldmagt.
Problemet kan minimeres dels ved information på tidligere generalforsamlinger eller gennem en egentlig adgangskontrol ved døren til mødelokalet. En sådan kontrol er i givet fald bestyrelsens ansvar at gennemføre.
Herudover kan der være tale om særligt inviterede gæster, som bestyrelsen har ønsket skal komme for f.eks. at holde foredrag mv. Sådanne personer har selvfølgelig hverken taleret eller stemmeret i forhold til dagsordensforslag.
Og rent faktisk kan en generalforsamling godt beslutte, at vedkommendes tilstedeværelse ikke er ønsket.
Fuldmagter
Dirigenten skal også påse hvor mange stemmer, der foreligger som gyldige fuldmagter, samt at ingen medbringer flere fuldmagter end vedtægterne måtte have en begrænsning om.
Hvis der under mødet skal benyttes skriftlige fuldmagter til af stemninger, skal disse afleveres til dirigenten inden man overgår til dagsorden.
Det er derfor op til dirigenten at spørge, om der er nogen af de fremmødte, der har modtaget fuldmagter, der skal benyttes.
Er dette tilfældet er det dirigentens ansvar at kontrollere, at disse fuld magter klart identificerer, hvem der har afgivet dem, til hvem de er afgivet, at der ikke er tvivl om deres indhold, samt at de er personligt underskrevet. Opfyldes disse krav ikke, kan dirigenten afvise fuldmagten.
I mange foreningers vedtægter står det specificeret, at medlemmer kun kan give fuldmagter til andre medlemmer. Når dette er tilfældet, vil andre end medlemmer således ikke kunne bære en fuldmagt. Dette kunne f.eks. være en lejer, der har fået en fuldmagt af ejer. I så fald bør vedkommende afvises fra mødet og fuldmagten kendes ikke gyldig.
Hvor der ikke er sådanne begrænsninger i vedtægterne, er det derimod som udgangspunkt muligt for andre end foreningens medlemmer at udøve stemmeret på et medlems vegne.
I tvivlstilfælde vil det dog komme an på en vurdering af, hvorvidt fuldmægtigen (den, der har fuldmagten) må antages på behørig måde at kunne varetage fuldmagtsgiverens og foreningens kollektive interesser.
Det burde i øvrigt sige sig selv, at en fuldmægtig under alle omstændigheder skal være myndig.
Fuldmagtstyper
Der kan enten være tale om en generalfuldmagt eller en specifik fuldmagt.
Ved en generalfuldmagt er det den person, der er mødt op med fuldmagten, der i alle spørgsmål stemmer efter sin egen overbevisning på fuldmagtsgiverens vegne. Denne person har altså en "ekstra" stemme.
Ved en specifik fuldmagt, har fuldmagtsgiveren i fuldmagten klart specificeret, hvorledes der for denne persons vedkommende skal stemmes i et specifikt spørgsmål på dagsorden.
Da det efter omstændighederne er muligt at stille ændringsforslag til forslag på dagsorden, kan man som dirigent komme i den situation, at den pågældende fuldmagt efter først at være godkendt alligevel ikke kan bruges, idet forslaget i mellemtiden er blevet ændret. Men det er den risiko, som fuldmagtsgiver løber, når man vælger at repræsentere sig ved fuldmagt i stedet for fremmøde.
Når der foretages afstemninger er det dirigentens pligt at sørge for, at godkendte fuldmagter indregnes i afstemningsresultaterne.
Punktet kan passende afsluttes med at dirigenten tilkendegiver, at: "Til mødet er hermed noteret XX fremmødte, stemmeberettigede medlemmer. Herudover foreligger XX generalfuldmagter samt XX specifikke fuldmagter. Det maksimale antal stemmer udgør således XX".
Disse oplysninger bør føres til protokol.
Husk at medlemmer kan have fortabt deres stemmeret som følge af restante til grundejerforeningen. De fortaber dog ikke deres taleret.
Stemmetællere
Det er i de færreste grundejerforeninger at man benytter stemmetællere, men i nogle foreninger står der i vedtægterne, at der skal vælges stemmetællere. Dette er i princippet blot person(er), der skal hjælpe dirigenten med evt. at omdele stemmesedler, samle dem sammen og hjælpe med optællingen. Det er ikke dirigentens opgave at rende rundt i salen. Er der ikke stemmetællere, da kan et medlem af bestyrelsen eller et andet medlem sagtens sørge for indsamlinger. Det er dog i så fald alene dirigenten, der forestår selve optællingen.
Det er fortsat dirigenten, der er den øverste myndighed, og det er dirigenten, der træffer den endelige afgørelse om en stemmeseddel er gyldig eller ej.
Valget af stemmetællere sker i første om gang ved, at dirigenten spørger, om der er nogen fra salen, der er interesseret i valg til dette. Det sker yderst sjældent, at der melder sig flere interesserede, end hvad der er nødvendigt. Skulle det alligevel være tilfældet må dirigenten påse, at man gennem en afstemning afklarer, hvem der skal bestride posten.
Indkomne forslag
Dirigenten skal ligeledes inden mødets start sørge for at danne sig et overblik over indkomne forslag - herunder om de kan få konsekvens for dagsordenpunktet "budget"
Gennemgang af dagsorden
Det er en god ide kort at gennemgå dagsorden og høre, om der er nogen, der har protester mod dennes indhold. Hvis ikke dette er tilfældet konstaterer dirigenten, at man overgår til dagsorden og giver ordet til "formanden" således at denne kan aflægge bestyrelsens beretning.
Det er yderst sjældent, at der er protester til selve dagsordnen, men skulle det ske, så er det op til dirigenten at afgøre disse spørgsmål. Som udgangspunkt er det alene dirigenten, der afgør sådanne spørgsmål. I helt ekstreme tilfælde kan dirigenten dog vælge at sætte spørgsmålet til afstemning.
Beretning
Sædvanligvis er det formanden, der aflægger bestyrelsens beretning. Rent generelt stemmer generalforsamlingen ikke om bestyrelsens beretning. Begrundelsen for dette er jo, at det angår forhold, der allerede er sket og således ikke noget fremadrettet. En afstemning kan således ikke påvirke, hvad der allerede er historie.
Når bestyrelsen ved formanden har aflagt beretning, skal dirigenten igen tage ordet og spørge salen, om der er spørgsmål til beretningen (hvilket typisk er tilfældet).
For at styre mødet, kan det for dirigenten være en fordel at sørge for, at der er papir og kuglepen til rådighed, således at dirigenten kan opstille en talerække. Bestyrelsen bor tilse, at dette er til stede før mødets start.
Selv om man ikke som udgangspunkt stemmer om beretningen, så kan der opstå den situation, at der fra salen rejses et mistillidsvotum til hele eller dele af bestyrelsen. Et mistillidsvotum kan gå på "en næse" eller et krav om afgang. Hvis dette er tilfældet, må dirigenten gennem afstemning afklare, om der er flertal for et sådant mistillidsvotum. Er dette tilfældet må den eller de personer, der er omfattet af denne afstemning enten acceptere "næsen" og/eller ned lægge deres mandater. Under dagsordenens punkter om valg til bestyrelsen, må sådanne pladser så genbesættes for resten af den periode, som var gældende for det pågældende mandat. Bliver en person i bestyrelsen således "væltet" når der f.eks. kun er gået 1 år ud af de 2 år, som valgperioden angår, så skal der undor valghandlingerne vælges er person for den resterende 1-årige periode.
Regnskab
Næste punkt på dagsorden er kassereres aflæggelse af regnskabet for det forløbne år. Der skaf heller ikke som udgangspunkt stemmes om regnskabet, idet dette jo igen er historiske informationer der er revideret af foreningens revisor(er) og godkendt af bestyrelsen.
Efter at kassereren har haft mulighed for at sige det, som kassereren gerne vil have lov at sige, skal der igen være mulighed for at salen kan stille spørgsmål.
Efter omstændighederne kan man som dirigent igen opleve, at der kan være forhold, der kan medføre et mistillidsvotum til hele eller dele af bestyrelsen.
Indkomne forslag
En typisk fejl i vedtægter er, at man i angivelse af dagsorden placerer punktet "indkomne forslag" efter budget. Fejlen består i, at et indkommet forslag kan have indflydelse på fastsættelsen af budgettet. Og så er det altså dumt først at stemme om et budget for derefter at skulle stemme for en ændring af selv samme budget.
Hvis der er indkommet forslag, der ventes at få konsekvenser for budgettet, og punkterne i dagsorden står i forkert rækkefølge, så bør dirigenten ændre på rækkefølgen af punkterne på dagsorden, således at indkomne forslag behandle før budget. Det er fuldt lovligt for en dirigent at foretage en sådan afgørelse, og der skal ikke ske afstemning for at kunne gøre det.
Og så vil det i øvrigt være en god ide, at bestyrelsen tog aktion i forhold til at få lavet en vedtægtsændring, der korrigerer forholdet.
I denne proces kan det sagtens ske, at der fremsættes ændringsforslag. Hvis dette er tilfældet er det op til dirigenten at sætte de enkelte forslag til afstemning. Dette skal ske på den måde, at man starter med at sætte det mest vidtgående til afstemning først. Hvis dette ikke vedtages, går man videre til næste forslag etc. ind til der foreligger et vedtaget forslag.
Det er dirigenten og dirigenten alene, der bestemmer hvilket forslag, der er mest vidtgående etc.
Budget
Bestyrelsen skal fremlægge dennes forslag til budget og dermed fastlæggelse af kontingent, evt. bidrag til vejfond, gebyrstørrelser mv.
Husk igen, at hvis der er flere forslag til samme afstemningstema, da er det det mest vidtgående forslag, der skal stemmes om først.
Valghandlinger
Nar indkomne forslag og budget mv. er afsluttet er man typisk kommer til valghandlingerne. Altså valg af personer til bestyrelsen, revisor(er) og suppleanter.
Som dirigent tager man det simpelt hen punkt for punkt i stil med "Vi er nu nået til valg af formand. Valg gælder for en periode på 2 år. XX er på valg. Er du villig til at modtage genvalg? Er der andre, der ønsker at stille op til posten som formand?".
Hvis det viser sig, at der er mere end én kandidat til en post, så må man afklare valget med afstemning. Igen er det simpelt flertal, der er afgørende for, hvem der bliver valgt.
Når afstemningsresultatet foreligger, tilkende giver dirigenten, hvem der et valgt til posten.
Når klapperiet så er døet ud, går dirigenten videre til næste post, indtil der er valgt det fornødne antal personer.
Eventuelt
Under punktet eventuelt kan man ikke foretage afstemninger! Punktet er alene til en drøftelse af løst og fast og evt. tilkendegivelser overfor bestyrelsen. Men en dirigent må aldrig acceptere, at der sker nogen former for afstemninger. Årsagen til dette er jo, at i så fald har man stemt om et forslag, der ikke har fremgået af den udsendte dagsorden, og hermed kan man have afskåret andre medlemmer fra indflydelse.
Punktet eventuelt afsluttes med at dirigenten sikrer sig, at der ikke er flere medlemmer, der har lyst til at drøfte punktet.
Sædvanligvis afsluttes punktet med ordene: "Da dette ikke synes at være tilfældet, erklærer jeg hermed generalforsamlingen for afsluttet, og giver ordet til formanden".
Afslutning
Det er god kutyme, at bestyrelsen takker dirigenten for varetagelsen af sit hverv og i øvrigt takker de fremmødte for deres deltagelse.
Referat del 2
Selvom generalforsamlingen er afsluttet er dirigentens hverv ikke slut. Dirigenten skal nemlig sørge for at holde en god kontakt til referenten med henblik på at få referatet renskrevet og med det indhold, som dirigenten bestemmer. Denne proces bør ikke gerne tage mere end højst en uge, således at medlemmerne - og specielt de, der ikke deltog i selve mødet - hurtigt kan gøre sig bekendt med indholdet.
Når referatet har den udformning, som dirigenten ønsker, skal dirigenten underskrive referatet. Hermed opnår dokumentet retskraft. Om nuværende/tidligere formand også underskriver referatet eller ej har i den forbindelse ingen betydning.
Når referatet foreligger underskrevet af dirigenten skal bestyrelsen påse, at det udsendes til medlemmerne jf. de bestemmelser, der måtte være i vedtægter.
Dirigentens ansvar
En dirigent står retsligt til ansvar for de afgørelser mv. som dirigenten træffer på generalforsamlingen herunder også hvis der medfører økonomiske konsekvenser. Dette er for at sikre, at en dirigent ikke misbruger sine beføjelser under generalforsamlingen. Dirigenten skal derfor sørge for at udføre sit virke efter bedste viden. Og husk, at der er intet krav om, at man absolut skal være advokat for at kunne fungere som dirigent. Man udfører hvervet med de forudsætninger, som man nu engang har, og mest væsentligt af alt er jo, at i og med at generalforsamlingen ved afstemning har besluttet, at netop du skulle være dirigent, så har generalforsamlingen samtidig tilkendegivet, at man har fuld tiltro til, at du kan udføre hvervet.
Afslutningsvis
Vi håber ikke, at vi med denne lange gennemgang afskrækker nogen fra at påtage sig hvervet som dirigent. Desværre er det sådan, at selv enkle ting kan komme til at fylde meget, når det skal beskrives på skrift. Når man først står oppe på podiet, så er det rent faktisk kun den efterfølgende afkrydsningsliste, der er afgørende, og så taler vi jo om en helt anden størrelse.
God fornøjelse tit alle og en stor tak til alle de, der vælger at bruge deres fritid til fællesskabets bedste.
Afkrydsningsliste
• Formanden byder velkommen
• Valg af dirigent
• Tak for valg
• Konstatering af lovlighed
• Referent klar?
• Evt. stemmetællere
• Fremmødte og fuldmagter kontrolleres
• Indkomne forslag gennemgås
• Kort gennemgang af Dagsorden
• Dirigenten konstaterer, at mødet overgår til dagsordenen
• Formandens beretning
• Spørgsmål til beretningen?
• Kassereren og regnskab
• Spørgsmål til regnskabet?
• Indkomne forslag
• Kassereren og budget mv.
• Spørgsmål og forslag til budget mv.
• Valghandlinger
• Eventuelt
• Dirigenten erklærer generalforsamling for afsluttet
• Gennemgå, færdiggøre og underskrive referat
Bestyrelsens materialeliste (minimum)
• Lommeregner/computer
• Papir
• Skriveredskabet
• Stemmesedler
• Medlemsliste
• Referater fra de sidste generalforsamlinger
• Vedtægter
Kilde: Parcelhusejernes Landsforening, Mit hus nr. 3 2012
Senest opdateret: Søndag, 16. marts 2014 14:46